Werkzeug
Rollenklärung: Erwartungen transparent machen Alle werden gebraucht!

«Was brauchst du von mir, damit du einen guten Job machen kannst?» Die Frage nach den gegenseitigen Erwartungen geht im Alltag oft vergessen. Dieses Werkzeug hilft, ein gemeinsames Verständnis über Zuständigkeiten und Verantwortungen zu entwickeln.

Was und warum?

Unter einer Rolle versteht man die Summe der formellen und informellen (und damit oft unausgesprochenen) Erwartungen, die die Organisation und deren Mitglieder sowie auch eine einzelne Person an sich selbst hat. Eine bestimmte Funktion kann mit mehreren Rollen verbunden sein. In Veränderungsprozessen werden interne Abläufe, und damit einhergehend auch Rollen, angepasst oder erneuert. Entsprechend entstehen jeweils neue Erwartungen aneinander. In gut gestalteten Veränderungen werden deshalb Rollen regelmässig und proaktiv im Austausch geklärt: Erwartungen werden miteinander abgeglichen und, wenn nötig, korrigiert.

Was kommt am Ende raus?

Alle Beteiligten haben Transparenz über Aufgaben und Verantwortlichkeiten und verstehen, wie die unterschiedlichen Rollen von Personen und Gruppen zusammenwirken. Gegenseitige Erwartungen werden ausgesprochen und angeglichen. So können Sicherheit, Vertrauen und gegenseitige Wertschätzung entstehen. Das Fundament für eine effektive und effiziente Zusammenarbeit ist gelegt.

Wann macht es Sinn?

Das Werkzeug ist hilfreich, wenn im Veränderungsprozess …

in der Anfangsphase noch nicht klar ist, wie die Beteiligten optimal zusammenarbeiten oder wer für was verantwortlich ist.
neue Leute an Board kommen.
eine Veränderung in die nächste Phase geht.
Aktivitäten im Projekt oder Fachbereich synchronisiert werden müssen.
funktionale Rollen noch nicht ausreichend definiert sind.

Du kannst das Werkzeug auch einsetzen, wenn in einem neuen Team noch gar keine Rollen definiert sind. In diesem Fall plane mehr Zeit für den Workshop ein.

Überblick

Teilnehmende:
2-16
Dauer:
1.5 - 2 Stunden
Vorbereitung:
1 Stunde
Nachbereitung:
1 Stunde

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Einen Freund*innen/Kolleg*innen von dem Tool erzählen

Wie geht’s Schritt für Schritt?

Gretchenfrage stellen «Was braucht jede und jeder vom anderen, um gute Arbeit zu leisten?» Mit dieser Frage leitest du den Austausch im (Projekt-)Team ein und lenkst den Blick auf eine Zusammenarbeit, welche von gegenseitiger Wertschätzung und Unterstützung geprägt ist.

Rollen und Aufgaben beschreiben Alle unterschiedlichen Funktionen füllen jeweils einen Canvas mit ihren spezifischen Hauptaufgaben, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Fachthemen etc. aus. Eine Vorlage für den Canvas findest du im Download-Bereich.

Rollen vorstellen und ergänzen Jede Gruppe bzw. Person stellt ihren Canvas vor. Dabei werden zunächst nur Verständnisfragen der anderen Anwesenden zugelassen. Kommentare, Ergänzungen oder unterschiedliche Standpunkte hingegen werden still auf Post-it oder Moderationskarten notiert.

Rollen gemeinsam definieren Diskussion und Ergänzungen sind nun willkommen! Denn jetzt werden alle Kommentare auf den Karten besprochen. Ziel ist es, sich über die Rollen und Aufgaben transparent zu einigen, sodass eine effiziente und vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich ist.

Rollengefüge auf Lücken und Überschneidungen prüfen Alle Anwesenden schauen ganzheitlich auf das gemeinsam ausgehandelte Rollengefüge. Wo gibt es Überschneidungen oder andere Punkte, die zu Konflikten führen könnten? Und welche Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen oder Fachthemen sind noch nicht abgedeckt, werden aber für das Erreichen des Ziels gebraucht?

Zusammenarbeit reflektieren Es empfiehlt sich, die Umsetzung der Rollen nach zwei bis drei Monaten zu reflektieren: Was läuft gut? Wo ist noch Sand im Getriebe? Wo hat sich was verändert oder konnte das letzte Mal noch nicht ausreichend abgesteckt werden? Passt die Rollenbeschreibungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten bei Bedarf im Dialog an.

Was ist noch gut zu wissen?

Unter einer Rolle versteht man die Bündelung von Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung. In Rollen zu denken, hilft bei der Klärung der Frage: Wer bin ich (hier) – und was soll und darf ich (hier) tun?

Perspektive hinterfragen und ergründen

Wie leicht oder schwer fällt es dir, deine eigenen Erwartungen an andere im Alltag auszudrücken? Weshalb?
Inwieweit passt die Rolle, die ich im Veränderungsprojekt einnehme, zu meinen eigenen Wertvorstellungen?
Inwieweit passt die Rolle, die ich im Veränderungsprojekt einnehme, zu meiner eigenen beruflichen Identität?